In een notendop

Sinds 1 april 2019 ben je verplicht om elektronische facturen, die aan de Europese norm beantwoorden, als dusdanig te ontvangen en te verwerken.

Is een PDF-factuur voldoende? Neen! Zowel het Vlaamse als het federale bestuursniveau, en ondertussen ook heel wat lokale overheden, aanvaarden enkel nog XML’s die voldoen aan de Peppol-standaard én aangeleverd worden via het Peppol-netwerk.
De voordelen hiervan zijn zowel voor verzenders als ontvangers onmiskenbaar. Zo ligt de doorlooptijd van afhandeling ligt bij een e-factuur gemiddeld 10 dagen korter. E-facturen zijn veel correcter en leiden dus minder tot discussie.

E-facturatie? Doen!

Juridisch kader

In de e-invoicingrichtlijn (Richtlijn 2014/55/EU)(opent in nieuw venster) wordt in grote lijnen vermeld dat:

• overheden elektronische facturen, die aan de Europese norm voldoen, moeten aanvaarden en verwerken.
• de Europese norm voor e-facturatie werd vastgelegd, met name UBL en C-FAKT.

Deze richtlijn is omgezet door de wet van 7 april 2019(PDF bestand opent in nieuw venster). De hoofdlijnen van deze wet zijn:

• Elke organisatie die onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten valt, is verplicht elektronische facturen te ontvangen en te verwerken vanaf 1.4.2019, wanneer ze die e-facturen ontvangt in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht én deze e-factuur voldoet aan de Europese norm inzake e-facturatie. Dit geldt ongeacht de waarde van de factuur of van de opdracht.
  Ben je niet zeker of deze verplichting wel van toepassing is op jouw organisatie? Bekijk dan de nadere informatie over welke organisaties hieronder vallen.
• De verplichting voor leveranciers van overheden om e-facturen naar de overheid te verzenden zal op een later tijdstip vastgelegd worden bij KB.

Elke overheid kan een eigen, ambitieuzer beleid voeren door gebruik te maken van de instrumenten van de regelgeving overheidsopdrachten.

De Vlaamse Regering nam twee beslissingen die elektronische facturatie verplichten voor alle opdrachten en alle leveranciers bij de Vlaamse overheid.
De beslissing van 16 december 2016(PDF bestand opent in nieuw venster) en de voorbereidende nota(PDF bestand opent in nieuw venster).

Samengevat staat in deze beslissing dat:

• leveranciers een e-factuur moeten zenden naar de Vlaamse overheid voor alle nieuwe opdrachten vanaf 1.1.2017
• micro-ondernemingen uitstel kregen tot 1.1.2018.

Alle Vlaamse opdrachtdocumenten (ook bestelbons) omvatten een bepaling over de elektronische facturatiewijze.
Meer informatie over het juridische kader.

Wat is een e-factuur én wat zijn er de voordelen van

Wat is het niet? Een e-factuur is geen PDF, geen intelligent gescande factuur, geen factuur die opgehaald moet worden op een portaal, geen e-mail met een factuur (in PDF, word-, excel- of XML-formaat) als bijlage.

Een e-factuur is een XML factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL, versie 2 of 3) en die aangeleverd wordt volgens de Peppol afspraken. Dergelijke e-factuur laat een verregaande interoperabiliteit toe en effent de weg naar een doorgedreven automatisering.
Meer informatie over Mercurius en Peppol.

E-facturen:

• Hebben bij de Vlaamse overheid een doorlooptijd die gemiddeld 10 dagen korter is dan de papieren of intelligent gescande facturen.
• Bevatten veel meer correcte en gestandaardiseerde informatie en geven dus minder risico op fouten of discussie.
• Worden sneller betaald.
• Betekenen een belangrijke efficiëntiewinst door meer automatische verwerking.

Maken het mogelijk de volledige keten tussen leverancier en aankoper verder te digitaliseren en automatiseren.